Através deste projeto, o IPVC pretende definir medidas, implementar ações, criar ferramentas e desenvolver mecanismos internos para a conciliação da vida profissional, pessoal e família dos seus colaboradores de forma a assegurar que as pessoas tenham sucesso nestas três dimensões da sua vida, numa lógica de benefício mutuo, impactando positivamente na produtividade, na atração de talentos, na motivação e na retenção de força de trabalho.
- Aferir condições de trabalho/riscos laborais e dificuldades de conciliação dos colaboradores e impactos sobre fenómenos como o stress, o burnout, a falta de motivação, a produtividade ou outros.
- Analisar questões relacionadas com ergonomia e condições ambientais de trabalho;
- desenvolvimento/implementação plataformas de gestão para a conciliação (Sistemas de gestão dos horários de funcionamento dos serviços atendendo às necessidades de conciliação e das necessidades dos utilizadores; plataforma de gestão de boleias; assinaturas eletrónicas para evitar deslocações apenas para assinatura de documentos e outros mecanismos de suporte a teletrabalho);
- Implementar programa de benefícios através de Protocolos com organizações (condições mais favoráveis e.g. creches e ATL, escolas, farmácias, clínicas e serviços médicos, ginásios, lavandarias, espetáculos). Melhorar apoios fornecidos pelo IPVC na área da saúde e exercício físico;
- Realizar ações de benchmarking que permitirão conhecer processos, procedimentos e práticas implementadas noutras organizações familiarmente responsáveis em Portugal e na Europa.
- Prestar consultoria à gestão de topo, aos responsáveis dos serviços e colaboradores para os referencias de conciliação (em particular da NP 4552) e para implementação dos mecanismos de gestão e avaliação do sistema e avaliação da satisfação das partes interessadas incluindo utilizadores dos serviços;
- Prestar consultoria em desenvolvimento e motivação pessoal (ex. mentoring e coaching, empowerment, Gestão do Tempo, alto desempenho com PNL, Team-building, Meditação e Mindfulness, com formação no programa MBSR - mindfulness-based stress reduction, e no MBCT - mindfulness-based cognitive therapy, entre outros);
- Desenvolver mecanismos de divulgação (em particular interna) por plataformas como Canal Vídeo e mecanismos mais eficientes de auscultação como sejam dispositivos e plataformas de auscultação aos colaboradores (sobre necessidade e expectativas de conciliação, incluindo bem-estar e ambiente de trabalho, possibilidades valorização pessoal e profissional, entre outros);
- Diminuir absentismo, aumentar produtividade e a retenção do talento; contribuir para a melhoria do índice de bem-estar e aumentar índices de satisfação dos colaboradores com o ambiente e condições de trabalho e que contribua para melhorar eficiência do IPVC e a satisfação dos "clientes";
- Propor o IPVC à certificação na NP 4552 até junho de 2021.
IPVC | Beneficiária principal | 494.874,61 €
Fase Diagnóstico
- Inquérito às famílias (necessário definir metodologia para garantir confidencialidade/proteção de dados, participação representativa) e focus group e think-tanks com familiares (por perfil de filhos e conjugues ou outros familiares próximos) como PI relevantes para identificar necessidades expetativas de conciliação na perspetiva de PI;
- Diagnóstico de enquadramento familiar: colaboradores com dependentes menores e maiores e respetivas necessidades de conciliação;
- Revisão de Manual de Funções e diagnóstico de possibilidade de flexibilização e de teletrabalho;
- Diagnóstico de Riscos Laborais (em particular risco psicossociais) por funções e perfis de colaboradores (idade, género, atividade/serviço) e confronto com históricos de absentismo/baixas para sinalização e situações com prioridade de intervenção;
- Diagnóstico de Comunicação Interna e definição de ações de melhoria;
- Diagnóstico de fluxos de trabalho por serviços e funções de forma a identificar adequação de horários, mas promovendo a produtividade e a qualidade do serviço, com impacto positivo quer na satisfação do utilizador quer do colaborador.
Fase Operacionalização
- Reforçar promoção de reuniões online (indicador de nº de reuniões e/ou participantes em reuniões por videoconferência)
- Com base nos diagnósticos efetuados: Elaborar Plano de Conciliação, com objetivos, ações e indicadores, por perfis de colaboradores com medidas dirigidas a perfis e necessidades identificadas, incluindo planos de capacitação e desenvolvimento pessoal
- Criar Programa de benefícios (com cartão IPVC com descontos em parceiros aderentes na área da cultura, saúde, desporto, lazer, estética, TIC, livrarias, material escolar, hotelaria e restauração, viagens);
- Tornar comum e transversal a todos os suportes informáticos utilizados pelos colaboradores, aplicação tecnológica que permita a assinatura digital de documentos, promovendo a mobilidade e reduzindo a necessidade de deslocação a outros serviços para a subscrição documental;
- Implementação um PROGRAMA de DESENVOLVIMENTO PESSOAL, que permita melhorar a qualidade de vida e desenvolver as habilidades pessoais de cada colaborador do IPVC.
- Com base no diagnóstico a realizar, o programa de desenvolvimento pessoal poderá vir a incluir atividades para melhorar a autoconsciência, o autoconhecimento, melhorar ou desenvolver novas habilidades, Construção ou renovação da identidade ou autoestima; Desenvolvimento de pontos fortes; melhorar o estilo ou qualidade de vida; melhorar a saúde;
- Definir e executar planos de desenvolvimento pessoal (PDPs);
- Plano de Comunicação com enfoque interno e externo;
- Elaboração de Relatório de Clima Organizacional.
A intervenção traduzirá para o IPVC a melhoria do índice de satisfação colaboradores e outras partes interessadas, a redução do índice de absentismo, a melhoria da prestação do serviço e aumento da produtividade.
Interno à entidade - demonstrando as transformações qualitativas esperadas nas funções regulares do beneficiário, em termos da eficiência e eficácia dos serviços;
A intervenção traduzirá para o IPVC a melhoria do índice de satisfação colaboradores e outras partes interessadas, a redução do índice de absentismo, a melhoria da prestação do serviço e aumento da produtividade, em referência a números que serão fixados em sede de Diagnóstico.
As referidas melhorias serão analisadas à luz do Inquérito anual à satisfação dos colaboradores, e esperamos que se traduza no aumento desta satisfação e uma redução significativa no absentismo.
Externo à Entidade mas interno à Administração Pública - demonstrando o contributo para a melhoria global da eficiência, eficácia e qualidade dos serviços públicos e o potencial de demonstração e de disseminação dos resultados para outras entidades públicas;
Considerando que o IPVC subscreveu o Pacto para a Conciliação, tendo sido o primeiro organismo de Ensino Superior nacional a fazê-lo, é nossa expectativa que o projeto transcreva importante efeito disseminador para instituições congéneres e outras.
Nesse desiderato, e considerando também que interessa ao IPVC investir e ter retorno no que à imagem e notoriedade diz respeito, e assim tornar-se distintivo na sua oferta no mercado, o projeto integra uma forte aposta no Plano de Comunicação, não só interno mas também externo, investindo na disseminação dos resultados e boas práticas resultantes da intervenção.
Externo - demonstrando as melhorias esperadas na qualidade e eficácia do atendimento aos cidadãos e empresas.
Desde o início da abordagem à temática da Responsabilidade Social que é objetivo do IPVC tornar-se mais próximo da população que serve, pois acredita que é deste modo que poderá propor uma oferta que vá de encontro às necessidades das pessoas e, sobretudo, do tecido empresarial. Constitui fundamento da razão de ser de um Instituto Politécnico a formação de quadros qualificados que darão resposta às necessidades de qualificação acrescidas verificadas num tecido empresarial dinâmico e em profunda mudança acelerada.
O Alto Minho vive atualmente grandes mudanças em termos de paradigma demográfico e social, com forte alteração da atividade económica, verificando-se recentemente o crescimento exponencial do setor secundário, verificamos agora um crescimento acelerado do setor terciário (como é o caso do Turismo e serviços conexos) e também do terceiro setor, acelerado pelo envelhecimento populacional e mudança da estrutura populacional.
Neste contexto, o IPVC contribui de forma intensa para a resposta às necessidades dos cidadãos e das empresas neste contexto e território.